Ermittlung tatsaechlicher Fahrtkosten

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Inhaltsverzeichnis

Ermittlung der tatsächlichen Fahrtkosten

- individueller Kilometersatz -

Vorbemerkung

Wenn Sie mit Ihrem eigenen Auto, Motorrad, Fahrrad usw. zur Arbeit fahren, sind diese Touren beruflich veranlasst, und die dadurch veranlassten Kosten können mit steuerlicher Wirkung abgezogen werden (BFH vom 19. März 1982; BStBl 1982 II, S. 442).
Dieser Grundsatz gilt uneingeschränkt im Einkommensteuergesetz, sei es für Arbeitnehmer oder Unternehmer. Deshalb können Sie die Aufwendungen für diese Fahrten auch als Werbungskosten/Betriebsausgaben abziehen. Lesen Sie hierzu bitte auch im Kapitel "Werbungskosten" nach. Dabei taucht aber ein Problem auf. Denn der Gesetzgeber geht von zwei grundverschiedenen Arten von Fahrten aus:

a) von Fahrten zwischen Wohnung und - der regelmäßigen - Arbeitsstätte sowie
b) von übrigen Fahrten.

Im ersten Fall werden die Fahrtaufwendungen in Höhe der Entfernungspauschale ab 2007 mit 30 Cent für jeden km der Einfachentfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - gekürzt um die ersten 20 km - ermittelt und abgezogen. Eine Alternative zur Entfernungspauschale gibt es grundsätzlich nicht.



Achtung!
Für bestimmte behinderte Arbeitnehmer gilt die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte nicht. In diesen Fällen können die tatsächlichen Fahrtkosten abgezogen werden. Unser Thema.

Bei den übrigen Fahrten, das sind insbesondere Fahrten bei Auswärtstätigkeiten, also z.B. bei Dienstreisen, bei Fahrten zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten, dürfen die Fahrtaufwendungen demgegenüber entweder mit 30 Cent je gefahrenene Pkw-Kilometer (= allgemeine Kilometerpauschale) oder mit dem individuellen Kilometersatz des benutzten Pkw (= tatsächliche Autokosten) angesetzt werden. Sie können für diese übrigen Fahrten eine der beiden Möglichkeiten wählen.

Nach R 38 LStR 2008 spricht der Richtliniengeber in diesen Fällen auch von „Fahrtkosten als Reisekosten“ und meint hauptsächlich folgende Fahrten:

    • Dienstreisen, z.B. Fahrten zu Kunden, Abnehmern, Lieferanten und Mandanten,
    • Fahrten bei einer Einsatzwechseltätigkeit oder aber bei Fahrten von Reisevertretern,
    • Fahrten zwischen mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten innerhalb desselben Dienstverhältnisses.


Rechner für Pendlerpauschale Fahrtkosten Entfernungspauschale
Welche Werbungskosten können Sie absetzen?




Bearbeitungshinweis:

Auf diese Fahrten, bei denen die Autokosten (auch) in tatsächlicher Höhe abgezogen werden dürfen, sind wir im Abschnitt "Fahrten zur Arbeit" bzw. "Fahrtkosten als Reisekosten" im Abschnitt "Werbungskosten" näher eingegangen.


An dieser Stelle beschäftigen wir uns deshalb mit diesem Thema, weil der Abzug der tatsächlichen Autokosten voraussetzt, dass diese bekannt sind. Und bei dieser Ermittlung wollen wir Sie an dieser Stelle unterstützen. Es geht im Ergebnis um die Ermittlung des individuellen Kilometersatzes für Ihr privates Fahrzeug.


Hinweis:

Grundsätzlich gilt das Folgende auch für den Fall, dass die tatsächlichen Kosten eines Firmenwagens ermittelt werden.

Tatsächliche Fahrzeugkosten

Wenn Sie nicht die allgemeine Kilometerpauschale (0,30 Euro je gefahrenen km) ansetzen wollen, sondern Ihre Fahrtkosten auf Heller und Cent ausrechnen wollen, bedeutet das Arbeit. Denn dann müssen Sie den individuellen Kilometersatz über einen Zeitraum von 12 Monaten (R 8.1 (9) LStR 2008) ermitteln. Daher sind sämtliche Kosten, die Abschreibungen sowie die in dem zwölfmonatigen Berechnungszeitraum tatsächlich gefahrenen Kilometer in einem Fahrtenbuch nachzuweisen.

Und das gehört im Einzelnen zu den Gesamtkosten:

Gesamtkosten des Fahrzeugs

Die Gesamtkosten sind grundsätzlich als Summe der Nettoaufwendungen, zuzüglich Umsatzsteuer und der Abschreibungen, zu ermitteln. Hierzu gehören im Wesentlichen Aufwendungen für

    1. Kraftstoff,
    2. Öl und ähnliche Betriebsstoffe,
    3. Reparaturen/Inspektionen sowie für Wagenpflege,
    4. Ersatzteile,
    5. Versicherungen,
    6. Kfz-Steuer,
    7. Garagenmiete und
    8. Zinsen für PKW-Anschaffungsdarlehen.
    9. Abschreibungen

Wichtig:

Zu den Gesamtkosten gehören - entgegen H 9.5 LStR 2008 - nicht die Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen.
Begründung: Soweit Unfallkosten auf einer beruflichen Fahrt angefallen sind, können sie gesondert als Werbungskosten des Arbeitnehmers abgezogen werden (R 40a LStR 2006) bzw. steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Und Unfallkosten auf einer privat veranlassten Fahrt bleiben steuerlich in jedem Fall außen vor!

Achtung! Ermitteln Arbeitgeber/Arbeitnehmer den individuellen Kilometersatz eines zum Betriebsvermögen gehörenden Pkw, so sind sämtliche Unfallkosten in die Gesamtkosten einzubeziehen (R 8.1 (9) LStR 2008).

Abschreibungen - AfA

Der laufenden linearen Abschreibung liegt laut AfA-Tabellen bei Kraftfahrzeugen (auch Kombifahrzeugen) grundsätzlich eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde. Diese Afa gilt für die Abschreibung des im Betriebsvermögens des Arbeitgebers befindlichen Pkw. Im Rahmen der Pkw-Überlassung sind Bemessungsgrundlage der AfA die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten einschließlich der Umsatzsteuer (R 8.1 (9) Nr. 2 LStR 2008).

Achtung!
BFH!: Bei Überlassung eines Firmen-PKW an den Arbeitnehmer ist nach einem neueren BFH-Urteil regelmäßig von einer achtjährigen Nutzungsdauer (AfA 12,5%!) auszugehen (BStBl 2006 II S. 368; H 8.1 (9-10) LStH 2008).

Leasingraten

Den individuellen Kilometersatz können Sie übrigens auch ermitteln, wenn Sie ein geleastes Auto fahren. In diesem Fall geben Sie anstelle der Abschreibungen die Leasingraten an.

Leasingsonderzahlung

In Leasingverträgen vereinbaren Händler und Kunde häufig, dass neben den laufenden monatlichen Leasingraten zu Beginn auch eine Leasingsonderzahlung zu leisten ist. Diese Zahlung gehört nicht zu den Anschaffungskosten des geleasten Fahrzeugs. Nach dem BFH-Urteil vom 05. Mai 1994 (BStBl II 1994, S. 643) gehört die Sonderzahlung in Höhe der anteiligen beruflichen Nutzung zu den laufenden Autokosten, d.h., sie ist für dieses Jahr in die Gesamtkosten einzubeziehen; und das führt für das Jahr der Zahlung zu einem entsprechenden Anstieg der Autokosten.

Beim Benzin darf ausnahmsweise geschätzt werden

Nach dem BFH-Urteil vom 7. April 1992 (BStBl II 1992, S. 854) genügt es, wenn Sie die Kosten für den Kraftstoff schätzen! Voraussetzung: Alle anderen Kosten müssen fein säuberlich belegt sein.
Bei der Schätzung der Benzinkosten achtet das Finanzamt natürlich darauf, dass es am günstigsten fährt, d.h., Sie können davon ausgehen, dass das Amt es mit dem Aufwand auch nicht übertreibt.
So wird es den vom Hersteller angegebenen Benzinverbrauch (beispielsweise sieben Liter je 100 km) sowie den niedrigsten Benzinpreis je Liter im Beurteilungszeitraum ermitteln. Und der BFH hat diesem Verfahren zugestimmt. Das gilt natürlich nur, wenn Sie keine tatsächlichen Nachweise haben.

Wie lange, wie weit, wohin? Aber bitte mit Fahrtenbuch!

Um dem Finanzamt glaubwürdig Ihre Fahrleistung zu belegen, müssen Sie sie für einen Zeitraum von 12 Monaten detailliert nachweisen. Legen Sie hierfür ein Fahrtenbuch an, denn das Finanzamt überprüft diese Angaben sehr genau.

Ausführlich sind wir auf das Fahrtenbuch hier näher eingegangen

Ergebnis
Das Ergebnis dieser aufwendigen Arbeit ist der individuelle Kilometersatz Ihres Fahrzeugs, der zusammengefasst sich wie folgt ergibt:


Individueller Kilometersatz (in Euro) = Jahresgesamtkosten des Pkw (in Euro )

Jahresgesamtfahrleistung des Pkw (in km )


Wichtig:

Der so ermittelte Kilometersatz darf solange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Das ist nach Ablauf des Abschreibungszeitraums oder bei Eintritt veränderter Leasingbelastungen der Fall.

Und so könnte das Ergebnis Ihrer Bemühungen aussehen: Berechnung individueller Kilometersatz am Beispiel