Betriebsausgaben
Aus WISO Sparbuch Steuerwiki
Allgemeines
Nach § 4 Abs. 4 EStG sind Betriebsausgaben Aufwendungen, die durch Ihren Betrieb veranlasst sind. Wie wir schon beim Thema „Firmenwagen“ gesehen haben, können sie sich mit Aufwendungen der privaten Lebensführung überschneiden (die Sie nach § 12 EStG ja nicht abziehen dürfen). Private und berufliche Anteile müssen dann einwandfrei unterscheidbar sein. Und Sie sollten nachweisen, dass diese gemischten Aufwendungen durch Ihre Arbeit entstanden sind. Erfüllen Sie diese Anforderungen, dürfen Sie den beruflichen Kostenanteil als Betriebsausgaben (oder Werbungskosten) abziehen. Eine Aufteilung kann unterbleiben, wenn die private Nutzung von untergeordneter Bedeutung ist (R 12.1 EStR 2005).
Ab in die Schranken!
Von den Kosten der Lebensführung mal abgesehen: Es gibt auch Betriebsausgaben, die nicht oder nur bis zu einem bestimmten Limit abziehbar sind. Außerdem dürfen manche Aufwendungen, die Ihre Lebensführung oder z.B. Ihre Familie berühren, Ihren Gewinn nicht mindern und ebenso die Ausgaben (gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG), die als unangemessen gelten. Dazu können auch Anschaffungskosten für Kraftfahrzeuge gehören. Wer also meint, nur mit Ferrari seinen Kunden unter die Augen treten zu können, muss diesen Luxus zumindest teilweise aus eigener Tasche zahlen.
Schick ist teuer: „unangemessene“ Kraftfahrzeuge
Die Anschaffungskosten für Edelschlitten, also eigentlich „unangemessene“ Kraftfahrzeuge, fallen aber nicht sofort und automatisch unter das Abzugsverbot. Falls Sie das Auto zu mehr als der Hälfte betrieblich nutzen, gehört es zwingend im vollen Umfang zum notwendigen Betriebsvermögen. Was Sie (gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG) auf jeden Fall nicht abziehen dürfen, ist der volle Abschreibungsbetrag, der für ein so teures Auto eigentlich fällig wäre. Sie können lediglich den als angemessen geltenden Teil der Anschaffungskosten (nach AfA-Tabelle) abschreiben. Alles, was darüber liegt, müssen Sie selbst berappen. Die laufenden Betriebskosten des Pkw sieht das Finanzamt in der Regel nicht als unangemessen an (BFH vom 08. Oktober 1987; BStBl II 1987, S. 853).
| Tipp: |
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Manche Aufwendungen unterliegen dem Abzugsverbot, wenn Sie sie nicht gesondert aufzeichnen. Sie müssen also insbesondere Aufwendungen, die auch die private Lebensführung betreffen, gesondert aufzeichnen, z.B. auf separaten Konten, getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben; das gilt auch für Bewirtungsaufwendungen und Geschenke (BFH vom 22. Januar 1988; BStBl II 1988, S. 535). |
Auf pump gekauft: Abzug von Schuldzinsen als Betriebsausgaben
Laut BFH (BStBl II 1998, S. 193) sind Sie als Unternehmer frei zu entscheiden, ob Sie Ihr Unternehmen unter Einsatz von eigenem oder Fremdkapital führen. Daraus folgt wiederum, dass es Ihnen auch frei steht, Ihrer Firma zunächst Barmittel ohne Begrenzung zu entnehmen und im Anschluss hieran betriebliche Aufwendungen durch Fremdkapital zu finanzieren. Hierbei wird die Frage, ob ein Darlehen betriebliche Aufwendungen finanziert, zum eigentlichen Problem. Vater Staat sagt dazu: „Stehen einem Betrieb keine entnahmefähigen Barmittel zur Verfügung und wird die Entnahme erst durch Aufnahme eines Darlehens möglich, so findet keine Ersetzung von Eigenkapital durch Fremdkapital statt, sondern es werden Entnahmen durch Darlehensmittel finanziert“ (BStBl II 1983, S. 510).
| Wichtig: |
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Nach Überarbeitung des § 4 Abs. 4a EStG ist der Abzug von Schuldzinsen zumindest ab 2002 eingeschränkt, wenn sogenannte Überentnahmen vorliegen. Von Überentnahmen wird gesprochen, wenn die Entnahmen höher sind als die Summe aus Gewinn und Einlagen des Wirtschaftsjahrs. Die Neuregelung gilt übrigens auch für den Schuldzinsenabzug bei Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG); hierbei müssen Sie die Entnahmen und Einlagen gesondert aufzeichnen. |
Typisierende Pauschalregelung
Es wird wieder einmal kompliziert: Die Verordnung schreibt vor, dass betrieblich veranlasste Schuldzinsen typisiert mit sechs Prozent der Überentnahme des Wirtschaftsjahrs zuzüglich der Überentnahmen und abzüglich der Unterentnahmen vorangegangener Wirtschaftsjahre zu nicht abziehbaren Betriebsausgaben, dem Hinzurechnungsbetrag, umqualifiziert werden. Fazit: In Höhe des Hinzurechnungsbetrags ist der Gewinn zu erhöhen. Beachten Sie aber, dass er nicht höher sein darf als die tatsächlich bisher subtrahierten Schuldzinsen abzüglich eines Betrags von 2.050 Euro.
| Wichtig: |
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Der Abzug von Schuldzinsen für Darlehen, mit denen Sie die Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern Ihres Anlagevermögens finanzieren, ist von dieser Regelung ausgenommen. Nach dem neueren BMF-Schreiben vom 17. November 2005 (BStBl 2005 II, S.1019) gehören mit Ausnahme der Darlehenszinsen (s.o.) alle Finanzierungs- und Geldbeschaffungskosten zu den Schuldzinsen. |
Personalaufwendungen
Sie sind der Chef!
Personalaufwendungen sind die laufenden Löhne und Gehälter für Mitarbeiter, die Sie als Unternehmer beschäftigen. Dazu gehören auch die Personalaufwendungen für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte, einschließlich der von Ihnen übernommenen pauschalen Lohnsteuer. Als Betriebsausgaben abziehen können Sie auch Ihre Beiträge zur Sozialversicherung Ihrer Mitarbeiter, die Zuschüsse zur Krankenversicherung sowie freiwillige soziale Aufwendungen.
Geschenke
Ob Schoko oder Schampus: Nach § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG dürfen Aufwendungen für betrieblich veranlasste Geschenke an Personen, die nicht zu Ihren Mitarbeitern gehören, oder an juristische Personen grundsätzlich nicht abgezogen werden. Nach R 4.10 Abs. 1 EStR 2011 greift das Abzugsverbot jedoch nicht, wenn die Geschenke beim Empfänger ausschließlich betrieblich genutzt werden (z.B. Taschenrechner, Fachliteratur usw.).
Für diese Geschenke an Geschäftsfreunde gibt es eine
- - Freigrenze von 35 Euro
- - Freigrenze von 35 Euro
Doch aufgepasst: Zu den Kosten, die diese Grenze nicht übersteigen dürfen, zählen auch die Kosten einer Kennzeichnung des Geschenks als Werbeträger sowie die Umsatzsteuer, soweit ein Vorsteuerabzug nicht ausgeschlossen ist. Oder: Bei Unternehmen mit Umsätzen, die zum Vorsteuerabzug berechtigen, ist für die Bemessung der Freigrenze auf den Nettowarenwert abzustellen (H 9b EstH 2011). Wohlgemerkt: Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze; wird sie überschritten, so entfällt ein Abzug komplett. Bei den Aufwendungen für Geschenke muss grundsätzlich der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg hervorgehen (R 4.11 EstR 2011).
Achtung! Meinen Sie es zu gut und überschreiten bei Geschenken den Höchstbetrag (Freigrenze), so ist zum einen die Vorsteuer vom umsatzsteuerlichen Abzug ausgeschlossen und zum andern entfällt auch ein einkommensteuerlicher Abzug als Betriebsausgabe.
Bewirtungsaufwendungen
Lesen sie dazu bitte nach unter "Bewirtungsaufwendungen".
Reisekosten des Unternehmers
Bei diesem Thema sind vor dem Finanzamt alle (fast) gleich. Deshalb gelten auch für Sie als Unternehmer die allgemeinen Kriterien, auf die wir im Kapitel "Reisekosten“ näher eingegangen sind. Hier noch einige abweichende Details:
Vorsteuerabzug bei Reisekosten
Steueränderungsgesetz 2003: Nach entsprechender Gesetzesänderung (§ 15 Abs. 1a UstG) ist der Vorsteuerabzug bei Reisekosten wieder zulässig.
Geschäftsreisen ins Ausland
können Sie grundsätzlich – wie bei Reisen im Inland – steuerlich geltend machen. Die unverändert geltenden Pauschalen für Mehrverpflegung und für Übernachtung hat das Programm in den jeweiligen Bearbeitungsfenstern für jedes Land gespeichert.
Achtung: Übernachtungspauschalen bei Übernachtungen im Ausland sind ab 2008 weder von dem Arbeitnehmer noch von dem Arbeitgeber/Selbständigen als Werbungskosten/Betriebsausgaben abziehbar. Arbeitnehmern dürfen diese Übernachtungspauschalen ohne Einzelnachweis jedoch steuerfrei gezahlt werden (R 9.7 Abs. 3 LStR 2008).
Reden ist Silber, Sparen ist Gold: Telefonkosten
Tipp für WISO Sparbuch-Anwender: Das WISO-Programm geht davon aus, dass Sie von Ihrem privaten Telefonanschluss auch berufsbedingte Gespräche führen. Die erforderlichen Angaben können Sie im Abschnitt „Telefonkosten“ machen. Liegt bei Ihnen diese Mischnutzung vor, so erscheint in diesem Fenster also schon ein Betrag. Die monatlichen Gebührenrechnungen für einen betrieblichen Anschluss geben Sie hier bitte unter „2. Anschluss“ ein. Sollten Sie damit auch Privatgespräche führen, so geben Sie bitte diesen Privatanteil hier an.
Herstellungsaufwand und Erhaltungsaufwand
Ähnliche Wörter – unterschiedliche Bedeutungen. Der Erhaltungsaufwand steht in steuerlicher Sicht dem Herstellungsaufwand gegenüber und ist immer in dem Jahr, in dem er angefallen ist, sofort als Betriebsausgabe abziehbar. Zum Erhaltungsaufwand gehören die Ausgaben für die laufende Instandhaltung; allgemein wird auch von Instandhaltungs-, Modernisierungs- oder Reparaturaufwand gesprochen. Dieser Aufwand entsteht durch die gewöhnliche Nutzung eines Wirtschaftsguts, z.B. bei einem Pkw oder Gebäude. Dies sind die Bedeutungsunterschiede: Der Herstellungsaufwand umfasst die Kosten, die entstehen, wenn das ursprüngliche Wirtschaftsgut in seiner Substanz erweitert (z.B. Anbau, Aufstockung), in seinem Wesen verändert oder in seiner Leistungsfähigkeit wesentlich verbessert wird. Einen solchen Herstellungsaufwand müssen Sie zusammen mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsguts auf die Jahre der Nutzung als Abschreibung verteilen. Der Erhaltungsaufwand dient demgegenüber der Erhaltung des Wirtschaftsguts, und zwar in seinem ursprünglichen Zustand. Zum Erhaltungsaufwand gehören auch die Aufwendungen für die Erneuerung oder das Ersetzen von unselbständigen Wirtschaftsgütern. Dazu gehören z.B. das Auswechseln eines alten Auto-Motors, das Ersetzen des Daches, der Fenster oder der Heizungs- und Sanitärinstallation eines Gebäudes oder ein Ersatz für die PC-Festplatte.
Abschreibungen
Einerseits dürfen Sie, wenn Sie Ihren Gewinn via Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nur in dem Jahr ansetzen, in dem sie Ihnen „zugeflossen“ sind (Zuflussprinzip) oder von Ihnen gezahlt wurden (Abflussprinzip). Dagegen gilt das Abflussprinzip nicht bei Ausgaben für bestimmte Güter des Umlaufvermögens und für abnutzbare und nicht abnutzbare Anlagegüter. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für abnutzbare bewegliche Anlagegüter, z.B. Möbel, Maschinen, Pkw, dürfen nur im Zuge der Abschreibung auf die Nutzungsdauer verteilt werden, d.h., als Betriebsausgabe Gewinn mindernd abgezogen werden.
Neu ab 2008: Unternehmensteuerreformgesetz - § 6 Abs. 2 und 2a EStG
- Nach der Neuregelung müssen geringwertige Wirtschaftsgüter, das sind abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 150 Euro (ohne Vorsteuerbetrag!), im Jahr der Anschaffung/Herstellung als Betriebsausgabe abgezogen werden. Kein Wahlrecht!
- Bewegliche abnutzbare Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 150 Euro bis zu 1.000 Euro sind einheitlich in dem jeweiligen Zugangsjahr in Sammelposten einzustellen und einheitlich mit 20% abzuschreiben (=Poolabschreibung).
| Hinweis: |
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Diese beiden Abschreibungsvarianten gelten auch bei der Einnahmeüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 Satz 3 EStG). |
- Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 1.000 Euro sind nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer (=AfA-Tabellen) abzuschreiben.
Neben den Vorschriften über die "Absetzung für Abnutzung" - das verbirgt sich nämlich hinter den "AfA"-Tabellen - und für Substanzverringerung gelten auch die Regelungen über erhöhte Absetzungen und Sonderabschreibungen bei der Einnahmeüberschussrechnung.
Weitere Informationen finden Sie im Kapitel:
Betriebsausgaben – pauschal
Und bisweilen hat der Gesetzgeber ein Einsehen: Er lässt in einigen wenigen Fällen einen pauschalen Abzug von Betriebsausgaben - natürlich begrenzt auf Höchstbeträgen - zu:
