Viele Arbeitnehmer, Selbstständige, Vermieter und Studenten haben sich zu Hause ein Arbeits­zimmer eingerichtet. Darin arbeiten sie für ihren Arbeitgeber, ihre Auftraggeber, verwalten darin ihr Vermögen oder bilden sich fort. Für die Kosten des so genutzten häuslichen Arbeitszimmers kommt ein Abzug als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in Betracht, für Auszubildende als Sonderausgaben.

Somit gilt das eigene Arbeitszimmer auch als "Steuersparmodell des kleinen Mannes". Denn wenn die eigene oder gemietete Wohnung ausreichend Platz bietet, genügt es im Prinzip, einen privat ungenutzten Raum mit Schreibtisch und Büromöbeln einzurichten, und fertig ist das Arbeitszimmer. Allerdings müssen bestimmte Bedingungen eingehalten werden, damit das Finanzamt das häusliche Arbeitszimmer überhaupt anerkennt.

Weniger Probleme gibt es mit einem außerhäuslichen Arbeitszimmer, also einem externen Büro außerhalb der eigenen vier Wände. Gleiches gilt für einen beruflich genutzten Raum, der gar kein Arbeitszimmer ist. Solche Räume werden vom Finanzamt in der Regel immer anerkannt und die Kosten sind unbegrenzt absetzbar.

Somit muss erst einmal geklärt werden, ob Ihr beruflich genutzter Raum überhaupt ein "Arbeits­zimmer" ist und wenn ja, ob es "häuslich" oder "außerhäuslich" ist.

Ein Arbeitszimmer muss vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher, verwaltungstech­nischer oder organisatorischer Arbeiten bzw. einer geistigen, künstlerischen oder schriftstellerischen Betätigung dienen. Ein typisches Beispiel für ein Arbeitszimmer ist daher ein als Büro eingerichteter Raum.

Ein Lagerraum, in dem Waren oder Werbematerial aufbewahrt werden, ist dagegen kein Arbeits­zimmer. Die Kosten sind daher immer voll absetzbar. Ob ein häuslicher Übungsraum für einen Berufsmusiker ein Arbeitszimmer ist oder nicht, muss der BFH noch klären (Az. VIII R 44/10).

Ob ein Arbeitszimmer häuslich oder außerhäuslich ist, spielt eine Rolle für die Höhe des Werbungs­kostenabzuges. Denn nur bei einem häuslichen Arbeitszimmer kann es eine Obergrenze für den Kostenabzug geben (dazu später mehr).

Ein als Arbeitszimmer genutzter Raum ist häuslich, wenn er zu Ihrer privaten Wohnung oder Ihrem selbst bewohnten Haus gehört. Dies gilt nicht nur für einen Wohnraum, sondern auch für einen zur Wohnung gehörenden Zubehörraum, etwa einem Abstell-, Keller- oder Speicherraum (BMF-Schreiben vom 2.3.2011, DStR 2011 S. 473 Tz. 3). Sogar eine zusätzlich angemietete Zweitwohnung im gleichen Mehrfamilienhaus, die Sie als Arbeitszimmer nutzen, gilt als häuslich und nicht als außerhäuslich, wenn sie unmittelbar an Ihre eigene Wohnung angrenzt oder dieser auf der gleichen Etage gegen­überliegt (BFH-Urteil vom 26.2.2003, VI R 124/01 und VI R 125/01, BStBl II 2004 S. 69, 72).

Dagegen kann es sich bei einem im Keller oder Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses befindli­chen Raum, der nicht zu Ihrer Privatwohnung gehört, sondern von Ihnen zusätz­lich angemietet wurde, um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handeln. Gleiches gilt für eine auf einer anderen Etage befindliche oder in einem anderen Haus angemietete Zweitwoh­nung sowie eine Arzt-, Steuerberater- oder Anwaltspraxis im eigenen Einfamilienhaus, die für Publi­kumsverkehr geöffnet und entsprechend eingerichtet ist (BMF-Schreiben vom 2.3.2011, DStR 2011 S. 473 Tz. 5).

Grundsätzlich sind die Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers steuerlich nicht absetzbar. Von diesem Abzugs­verbot gibt es allerdings einige Ausnahmen, in denen das Finanzamt Ihre Raumkosten doch anerken­nen muss:

• Üben Sie im häuslichen Arbeitszimmer eine betriebliche oder berufliche Tätigkeit aus, sind die Kosten je nach qualitativer Bedeutung des Arbeitszimmers für Sie entweder in voller Höhe oder nur bis zu einem Höchstbetrag von 1250 € als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b Satz 1 i.V.m. § 9 Abs. 5 EStG).
• Nutzen Sie das Arbeitszimmer für eine erstmalige Berufsausbildung oder ein Erststudium, ist ein Abzug als Sonderausgaben bis maximal 4000 € möglich (§ 10 Abs. 1 Nr. 7 Satz 4 EStG).

Richten Sie sich ein häusliches Arbeitszimmer für eine erst später beginnende berufliche Nutzung ein, dürfen Sie die vorab entstandenenKosten im Jahr des Anfalls entsprechend der geplanten beruflichen Tätigkeit berücksichti­gen (BFH-Urteil vom 23.5.2006, VI R 21/03, BStBl II 2006 S. 600).

Als Mittelpunkt der Betätigung unbegrenzter Abzug

Mit "Betätigungsmittelpunkt" ist der inhaltliche, das heißt der qualitative Schwerpunkt Ihrer beruf­lichen und betrieblichen Betätigung gemeint. Sie müssen also im Arbeitszimmer diejenigen Handlun­gen vornehmen und Leistungen er­bringen, die für Ihre konkret ausgeübte berufliche bzw. betriebliche Tätigkeit wesentlich und prägend sind. Sind Sie auch im Außendienst tätig, ist darauf abzustellen, wo nach dem Gesamtbild der Verhältnisse und der Verkehrsanschauung der Mittelpunkt liegt. Das häus­liche Arbeitszimmer und der Außendienst können aber nicht gleichzeitig Mittelpunkt Ihrer Betäti­gung sein.

Der zeitliche, das heißt der quantitative Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit kann bei der Bestimmung des qualitativen Betätigungsmittelpunkts lediglich ein Indiz sein. Das bedeutet, dass selbst bei einer zeit­lich überwiegenden beruflichen und betrieblichen Betätigung außerhalb des Arbeits­zimmers dieses dennoch qualitativer Schwerpunkt sein kann.

In den folgenden Fällen ist das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung (BMF-Schreiben vom 2.3.2011, DStR 2011 S. 473 Tz. 13). Die Arbeits­zimmerkosten werden daher in voller Höhe anerkannt:

• Sie sind Heimarbeiter und  arbeiten per Telearbeit zu Hause im Arbeitszimmer oder üben dort eine Telefontätigkeit aus.
•  Sie arbeiten als Übersetzer, freier Journalist, Autor oder Programmierer ausschließlich im häuslichen Arbeitszimmer.
• Ihre Tätigkeit als Ingenieur ohne Arbeitsplatz beim Arbeitgeber ist durch die Erarbeitung theo­retischer Problemlösungen im häuslichen Arbeitszimmer geprägt, auch wenn die Betreuung von Kunden im Außendienst ebenfalls zu Ihren Aufgaben gehört.
• Als Verkaufsleiter sind Sie zwar zur Überwachung von Mitarbeitern und zur Betreuung von Großkunden auch im Außendienst tätig, im häuslichen Arbeitszimmer erbringen Sie aber die für Ihren Beruf wesentlichen Leistungen (z.B. die Organisation der Betriebsabläufe).

In den folgenden Fällen ist das häusliche Arbeitszimmer nicht der qualitative Mittelpunkt der Betätigung:

• Bei freien oder angestellten Handelsvertretern, wenn deren Tätigkeit nach dem Gesamtbild der Verhältnisse durch die Arbeit im Außendienst geprägt ist, auch wenn die zu Hause verrichteten Tätigkeiten zur Erfüllung der beruflichen Aufgaben unerlässlich sind (BFH-Urteil vom 13.11.2002, VI R 82/01, BStBl II 2004 S. 62).
• Bei Lehrern,weil die berufsprägenden Merkmale im Unterrichten bestehen und diese Leistun­gen in der Schule erbracht werden (BFH-Urteil vom 26.2.2003, VI R 125/01, BStBl II 2004 S. 72). Daran ändert sich auch nichts, wenn die überwiegende Arbeitszeit in der Vor- und Nach­bereitung des Unterrichts im häuslichen Arbeitszimmer liegt.

Üben Sie mehrere Tätigkeiten nebeneinander aus (z.B. wenn Sie als Arbeitnehmer mit Arbeitsplatz in der Firma nebenberuflich noch einer selbstständigen Tätigkeit im Arbeitszimmer nachgehen), muss Ihre Gesamttätigkeit schwerpunktmäßig im Arbeitszimmer ausgeübt werden. Daher gilt: Bildet das häusliche Arbeitszimmer den qualitativen Mittelpunkt lediglich einer Einzeltätigkeit, nicht jedoch im Hinblick auf die übrigen Tätigkeiten, ist das Arbeitszimmer in der Regel nicht der Mittel­punkt der Gesamttätigkeit.

Ohne verfügbaren anderen Arbeitsplatz nur begrenzter Abzug

Liegt der Mittelpunkt Ihrer beruflichen und betrieblichen Betätigung außer Haus, können Sie die Kosten Ihres häuslichen Arbeitszimmers nur dann steuerlich geltend machen, wenn Ihnen für die im Arbeitszimmer ausgeübte Tätigkeit bei Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber "kein anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung steht (BVerfG-Beschluss vom 6.7.2010, 2 BvL 13/09, DStR 2010 S. 1563). Dann steht fest, dass Ihr Arbeitszimmer zur Einnahmeerzielung notwendig ist.

Ohne geeigneten Arbeitsplatz außer Haus sind die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeits­zimmer bis zu 1250 € je Kalenderjahr als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 2 und 3 EStG). Liegen die jährlichen Kosten darunter, sind nur die tatsächlich angefallenen Kosten abziehbar.

Ein "anderer Arbeitsplatz" ist grundsätzlich je­der Arbeitsplatz, der zur Erledigung büromäßiger Arbeiten geeignet ist. Das ist objektiv zu beurteilen, nicht subjektiv. Das heißt, die konkreten Arbeitsbedingungen und persönlichen Beeinträchtigungen wie beispielsweise Lärmbelästigung oder Publikumsverkehr spielen keine Rolle (BFH-Urteil vom 7.8.2003, VI R 162/00, BStBl II 2004 S. 83). Daher ist auch ein Arbeits­platz in einem Großraumbüro oder in der Schalterhalle einer Bank ein "anderer Arbeitsplatz" in diesem Sinne.

Somit gilt: Steht Ihnen in der Firma ein Arbeitsplatz für Ihre Tätigkeit zur Verfügung, arbeiten Sie aber lieber zu Hause im eigenen Arbeitszimmer, sind die Arbeitszimmerkosten nicht absetzbar. Das gilt auch dann, wenn der Firmenarbeitsplatz an den Wochenenden oder in den Werksferien nicht zugäng­lich ist. Ohne Bedeutung ist auch, ob Ihr Arbeitszim­mer mit Arbeits­mitteln ausgestattet ist, die im Betrieb bzw. in dem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Raum nicht vorhanden sind.

Ob die Kosten des Arbeitszimmers anzuerkennen sind, wenn ein Arbeitnehmer mit einem Büro­arbeitsplatz nach Feierabend und am Wochenende im häuslichen Arbeitszimmer sich beruflich benötigte Sprachkenntnisse per Software am heimischen PC aneignet, muss der BFH in einer Revision klären (Az. VI R 91/10). Die Vorinstanz hatte das abgelehnt.

Nachfolgend einige Beispiele, wann kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügungsteht und deshalb die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers bis zu 1250 € absetzbar sind:

• Ein Lehrer hat für seine Unterrichtsvorbereitung in der Schule keinen eigenen Schreibtisch zur Verfügung. Das jeweilige Klassenzimmer oder das Lehrerzimmer ist kein "anderer Arbeitsplatz".
• Ein angestellter oder selbständiger Orchestermusiker hat im Konzertsaal keine Möglich­keit zu üben. Hierfür hat er sich ein häusliches Arbeitszimmer eingerichtet.
• Ein angestellter Krankenhausarzt übt eine freiberufliche Gutachtertätigkeit aus. Dafür steht ihm im Krankenhaus kein Arbeitsplatz zur Verfügung.
• Ein EDV-Berater übt außerhalb seiner regulären Arbeitszeit vom häuslichen Arbeits­zimmer den Bereitschaftsdienst aus und kann dafür den Arbeitsplatz bei seinem Arbeitgeber tatsächlich nicht nutzen.
• Ein Bankangestellter muss in nicht unerheblichem Umfang Büroarbeiten auch außer­halb der üblichen Bürozeiten verrichten, wofür ihm sein Arbeitsplatz in der Bank nicht zur Verfügung steht.